Tietosuojaseloste2018-11-30T15:46:58+00:00

SUREVAN KOHTAAMINEN -HANKKEEN TIETOSUOJASELOSTE JA EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Surevan kohtaaminen -hanke käsittelee henkilötietoja 25.5.2018 kaikissa EU:n jäsenmaissa voimaan tulleen Tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaisesti.

Surevan kohtaaminen -hanke ylläpitää tiedotuslistaa sekä säilyttää tietoja hankkeen vapaaehtoisista kokemusasiantuntijoista. Otamme meille annettujen tietojen suojaamisen vakavasti ja käsittelemme tietoja tässä selosteessa kuvatun mukaisesti. Hankkeen työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolosopimuksen.

1. Rekisterinpitäjä

Surevan kohtaaminen -hanke
Åkerlundinkatu 3B, 4. krs., 33800 Tampere
hanke@surevankohtaaminen.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on hankkeen projektipäällikkö Anne Viitala: anne.viitala@surevankohtaaminen.fi
050 567 0352

2. Rekisterit

Surevan kohtaaminen -hanke ylläpitää kahta erillistä rekisteriä: tiedotuslistaa sekä kokemusasiantuntijarekisteriä.

Tiedotuslistan tarkoitus on jakaa listalle liittyneille tietoa Surevan kohtaaminen -hankkeen toiminnasta sekä läheisen varhaista kuolemaa surevien kohtaamisesta, tukemisesta ja tuen piiriin ohjaamisesta. Vapaaehtoisesti ilmoitettavia tietoja rekisteröidyn edustamasta organisaatiosta ja ammattinimikkeestä käytetään hankkeen sisäiseen arviointiin siitä, mitä kohderyhmiä hankkeen tiedotus on tavoittanut.

Kokemusasiantuntijarekisterin tarkoitus on ylläpitää Surevan kohtaaminen -hankkeen ja sitä edeltäneen Kokemuskouluttajat-hankkeen aikana kokemusasiantuntijakoulutuksen käyneiden ja toimintaan sitoutuneiden henkilöiden yhteystietoja. Rekisterissä olevia tietoja tarvitaan pyydettyjen kokemusasiantuntijavierailujen ja -tilaisuuksien toteuttamiseksi sekä hankkeen ja kokemusasiantuntijoiden väliseen yhteydenpitoon.

3. Mitä tietoja rekistereihin voidaan kerätä?

Tiedotusrekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:

  • sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
  • yritys tai organisaatio (vapaaehtoinen tieto)
  • ammattinimike (vapaaehtoinen tieto)

Kokemusasiantuntijarekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:

  • nimi (pakollinen tieto)
  • osoite (pakollinen tieto)
  • puhelinnumero (pakollinen tieto)
  • sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
  • kielitaito (vapaaehtoinen tieto)
  • mistä aiheesta voi toimia kokemusasiantuntijana (pakollinen tieto)
  • millä maantieteellisellä alueella voi liikkua kokemusasiantuntijan roolissa (pakollinen tieto)
  • missä ei halua toimia kokemusasiantuntijana (vapaaehtoinen tieto)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedotuslistan tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään heidän liittyessään tiedotuslistalle verkkolomakkeella tai ilmaistessaan halunsa liittyä tiedotuslistalle esimerkiksi kokemusasiantuntijavierailun tai seminaarin yhteydessä.

Kokemusasiantuntijarekisteriin tallennetut tiedot ovat henkilön itsensä antamia tietoja joko Kokemuskouluttajat-hankkeen tai Surevan kohtaaminen -hankkeen koulutuksissa. Tietoja on kerätty myös Surevan kohtaaminen -hankkeen kokemusasiantuntijoille toimittaman verkkolomakkeen kautta.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti tietoja ulkopuolisille tahoille. Creamailer oy toimii hankkeen palveluntarjoajana verkkolomakkeiden ja -kyselyiden tuottamisessa. Creamaileriin lisätty data on ainoastaan Surevan kohtaaminen -hankkeen käytettävissä, eikä Creamailer käytä itse, lainaa, vuokraa tai myy tietoja kolmansille osapuolille.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereistä ei luoda manuaalista versiota. Manuaalisesti kerätty aineisto siirretään sähköiseen muotoon ja sen jälkeen tuhotaan.

Rekistereihin kirjatut tiedot pyydetään henkilöltä itseltään sähköisesti verkkolomakkeella. Creamailer oy toimii hankkeen palveluntarjoajana verkkolomakkeiden ja -kyselyiden tuottamisessa. Creamailer oy:n palvelimet sijaitsevat tilassa, joka täyttää Viestintäviraston teletilojen turvallisuutta koskevat vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003 määritys “Tärkeä tila”). Palveluntuottajan kanssa on solmittu GDPR-asetuksen edellyttämä kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Kokemusasiantuntijarekisteri on tallennettu sähköiseen Office 365 Sharepoint -pilvipalveluun, jonka toimintojen teknisenä tukena toimii Triuvare oy. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Sähköinen yhteys on SSL-suojattu. Rekisteriin tallennettuja tietoja pääsevät tarkastelemaan vain Surevan kohtaaminen -hankkeen työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity itse haluaa kuulua rekisteriin, tai niin kauan kuin rekisteri on tarkoituksensa mukaisessa käytössä. Kaikki aineisto tuhotaan, kun henkilö poistetaan rekisteristä.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin liittynyt voi koska tahansa tarkistaa omat tietonsa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

9. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteriin liittynyt voi koska tahansa poistaa omat tietonsa tai korjata virheelliset tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

10. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Evästeiden avulla parannamme käyttäjäkokemusta (hakukoneiden käyttö) sekä keräämme analytiikkatietoja verkkosivustomme käytöstä. Analytiikkatietojen keräämiseen käytetään Google Analytics -palvelua, jonka avulla tarkastelemme käyttäjämääriä sekä sivuston käyttöä.

Käyttäjä voi tarkastella, hallita ja poistaa evästeitä tietokoneensa selaimen yksityisyysasetuksista sekä muokata niiden hyväksymisperusteita.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Jos teemme tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, tiedotamme niistä rekisteröityjä sähköpostitse. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löytää aina www.surevankohtaaminen.fi -verkkosivustoilta. Tiedotuslistan  seloste on laadittu 12.4.2018 ja kokemusasiantuntijarekisterin seloste 30.4.2018. 30.11.2018 laadittiin tämä tietosuojaseloste, jossa on esitetty kaikki keräämämme tiedot sekä tiedot verkkosivuston evästeistä.